Ordnung am Büroarbeitsplatz – Steigerung der Arbeitsleistung

 

Auch wenn das große Chaos auf dem Schreibtisch als kreativ gilt – der Arbeit förderlich ist es nicht. Mit einer vernünftigen Organisation und einem aufgeräumten Arbeitsplatz erleichtern Sie sich Ihren Büroalltag und steigern so die Effektivität Ihrer Arbeit.

Jedes Ding an seinem Platz

Ordnung ist das halbe Leben. Im Büro hat diese alte Weisheit eine besondere Bedeutung. Ein großer Teil der täglichen Arbeitszeit wird für die Suche nach wichtigen Unterlagen verschwendet, so dass am Ende einer Arbeitswoche nur drei von fünf Arbeitstagen effizient genutzt worden sind (zur Studie). Geben Sie deshalb Ihren Arbeitsgeräten, Unterlagen und anderen Arbeitsmitteln einen festen Platz auf dem Tisch. Je leerer und aufgeräumter der Schreibtisch aussieht, desto einfacher fällt es Ihnen, Ihre Arbeitsaufträge zu erledigen, ohne dass unwichtige Dinge Sie ablenken und vom Arbeiten abhalten. Eine klare Struktur auf dem Schreibtisch und in den Schubladen sorgt außerdem für eine klare Struktur im Kopf und macht konzentrierteres Arbeiten einfacher.

Die Ablage

Keiner macht sie wirklich gern, die Ablage von wichtigen Unterlagen und Dokumenten. Häufig stapeln sich Akten und Papiere zu kleinen Türmen auf. Wenn dann ein bestimmter Brief, eine Akte oder Notizen benötigt werden, beginnt das große Suchen. Viel Zeit geht für diese unnütze Arbeit verloren. Wenn Sie die Ablage möglichst zeitnah erledigen, ersparen Sie sich die lästige Sucherei. Bestimmen Sie einen bestimmten Arbeitstag, an dem Sie grundsätzlich die Ablage erledigen. Ein guter Tag ist zum Beispiel der Freitag kurz vor Büroschluss. Wenn dann alle Papiere abgeheftet sind, kann die neue Arbeitswoche beginnen, ohne dass sich Papierstapel auf dem Schreibtisch türmen. Noch nicht erledigte Vorgänge kommen auf einen eigenen Stapel. So haben Sie immer einen Überblick über wichtige Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. Wichtige Unterlagen finden Sie in einer guten Ablage sofort wieder.

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Hier schnell einmal eine Telefonnummer, dort eine Erinnerung an einen Termin auf einem Zettel notiert – die Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch schafft nicht nur Unordnung. Gerade dann, wenn Sie einen bestimmten Zettel suchen, verschwenden Sie viel Zeit. Für kleine Notizen zwischendurch ist das gute alte Notizbuch eine sinnvolle Lösung. Hier tragen Sie alles ein, an was Sie sich erinnern müssen oder was Sie kurz notieren wollen. Im Notizbuch haben Sie alle Notizen mit einem Griff zur Hand, ohne dass Sie lange danach suchen müssen. Mit Haftzetteln lässt sich das Notizbuch in verschiedene Bereiche unterteilen, sodass Sie auch Ihre Notizen geordnet niederschreiben können. Besonders praktisch sind kleine Notizbücher, die unauffällig in die Hosentasche passen. Damit lassen sich auch unterwegs schnell wichtige Notizen aufschreiben.

Ordnen der E-Mail-Flut

Die Flut an täglichen E-Mails wächst täglich. Wichtiges und Unwichtiges verstopft die E-Mail-Fächer. Bei der Suche nach dringenden E-Mails kann einige Zeit vergehen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails im Postfach zu sortieren. Alle E-Mail-Programme verfügen über Filtersysteme, mit denen Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder mit definiertem Betreff in E-Mail-Fächer einsortieren lassen können.

Weniger dringende E-Mails verschwinden dann in einem eigenen Fach und Sie können sie dann lesen, wenn Sie dafür Zeit haben. Wichtige E-Mails dagegen erkennen Sie auf den ersten Blick. Mit verschiedenen Postfächern wie „Newsletter“, „Aufträge“ oder „E-Mails vom Chef“ sorgen Sie dafür, dass Sie beim Anschalten des Computers nicht gleich von der E-Mail-Flut erschlagen werden.

Mehr Effektivität durch Ordnung am Arbeitsplatz

Mit einer guten Büroorganisation schaffen Sie Ordnung in Ihrem Arbeitsbereich. Neben einer klaren Struktur, helfen Ihnen beispielsweise nützliche Tools wie die Wunderlist von 6Wunderkinder (www.wunderlist.com) oder unterstützende Dienstleister wie der Telefonserviceanbieter Bueroservice24.de (www.bueroservice24.de), Ihren Arbeitsalltag schneller und leichter zu bewältigen. Damit steigern Sie die Effektivität Ihrer Arbeit, ohne dass Sie dafür mehr Zeit aufbringen müssen.

©einreicher

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